Автор: Світлана Соколова, керівник відділу рекрутингу
У певний момент будь-яка компанія починає автоматизувати свою роботу. Це зумовлено різними факторами, але головним серед них є оптимізація та прискорення внутрішніх процесів. У 21 столітті використання автоматизації стає ключовим для компаній, які бажають залишатися конкурентоспроможними та успішними.
Основні проблеми неавтоматизованого бізнесу:
- Велика кількість часу йде на циклічні процеси.
- Неструктурованість даних.
- Велика кількість помилок.
- Недотримання бізнес-логіки.
Чому варто автоматизувати бізнес-процеси?
- Впорядкування розподілу роботи серед співробітників. Впровадження автоматизованої системи дає змогу кожному робітнику бачити які завдання стоять перед ним і коли їх потрібно виконати.
- Зменшення впливу людського фактора на бізнес-процеси. Це означає уникнення втрати даних, відкладання простих завдань і створення клієнтської бази.
- Захист даних від кібератак. Автоматизована система дає змогу відстежувати всі дії, що значно спрощує розв`язання питань безпеки.
Попри те, що автоматизація стрімко розвивається у всьому світі, наразі неможливо повністю автоматизувати всі процеси. Деякі завдання все ще потребують участі керівників. Серед них можна виокремити пошук і управління персоналом, корпоративну культуру компанії та комунікацію з клієнтами. Проте загалом автоматизація може охопити такі процеси:
- Менеджерські. Они относятся к стратегическому управлению компанией и сотрудниками.
- Операційні. Включають маркетинг, продажі, технічну підтримку, виробництво, проєктування.
- Сервісні. Системне адміністрування, бухгалтерія, логістика тощо.
Адаптація та навчання персоналу в онлайн-системі Sintegrum
Одним з рішень автоматизації є сервіс Sintegrum, що забезпечує навчання персоналу. У цій програмі доступно безліч можливостей, а найголовніше – ви зможете самостійно побудувати весь процес за допомогою простого інтерфейсу. Тут присутні різноманітні функції, які полегшують не лише засвоєння інформації людиною, але й процес підбору, адаптації та ознайомлення співробітників зі своїми обов'язками.
Наприклад, кандидат може відповісти на запитання в програмі ще до прийняття на роботу, а під час адаптації або підвищення кваліфікації керівник може самостійно розробити структуру та послідовність надання інформації. Завдяки цьому весь процес стає більш ефективним та зручним для всіх учасників.
Спочатку в програмі створюються підрозділи та посади. Перший етап побудови програми – рекрутинг. Він дає змогу прописати завдання для кандидата з кожної посади: тести, текстове питання, відео чи інтерв'ю. При додаванні нового робітника в програму за ним можна закріпити відповідального ментора, який займатиметься перевіркою домашнього завдання.
Наступний етап полегшує процес адаптації співробітника. Керівники налаштовують програму з 0: продумують матеріали, які хочуть помістити в систему, послідовність подачі інформації та завдань. Самі модулі можуть містити текстові та відеоматеріали, таблиці, картинки, а також посилання на внутрішні документи компанії.
Третій етап – це процес інтеграції. Коли в систему викладено весь навчальний матеріал, закріплений за певною посадою та готелем.
Четвертим кроком для співробітника є підвищення кваліфікації. На цьому етапі до системи завантажуються додаткові матеріали та завдання.
Крім того, в програмі передбачено базу знань, де можна розмістити додаткові навчальні матеріали компанії.
Як вона працює в Ribas Hotels Group
Працювати над впровадженням програми Sintegrum ми почали в липні 2021 року. До проєкту були залучені керівники підрозділів, менеджери готелів і консультанти (спеціалісти зі сфери гостинності). Це доволі великий обсяг роботи. Перше навчання співробітники наявних готелів проходили вже у листопаді 2021 року.
Нині вона успішно закриває таку основну задачу у нашій компанії, як проведення навчання потенційних кандидатів на етапі, коли співробітник пройшов співбесіду, але ще не почав стажування. На випробувальний термін у готель він приходить вже з певними знаннями, які потрібно реалізувати на практиці.
Крім того, вона допомагає нам у структуруванні кандидатів, атестації та підвищенні кваліфікації співробітників.
Ми надаємо робітникам доступ до бази знань, з тренінгами й усіма внутрішніми робочими документами. Це чудова можливість пройти навчання на будь-яку цікаву для них тему. Наприклад, якщо адміністратору хочеться додатково розвиватись і освоїти професію SMM, то він може знайти матеріали по цій темі на платформі.
Нині онлайн-навчання займає достатній термін, з огляду на обсяг інформації, але це значно скорочує витрати часу менеджера об’єкта на проведення стажування, та й сам випробувальний термін скорочується на 1-2 дні, залежно від посади.
Автоматизація процесів – це ключовий елемент для досягнення ефективності, оптимізації та успіху в сучасному бізнес-середовищі. Ретельно обравши процеси для автоматизації, компанія може значно поліпшити свою продуктивність та бути за крок попереду від конкурентів.
Підписуйтесь на наш блог, щоб не пропустити цікаві новинки на ринку гостинності!
